Zijn jouw marketing mailings goed voorbereid op de AVG wetgeving?
Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), of internationaal beter bekend als GDPR (General Data Protection Regulation), in werking. Het aftellen is begonnen, terwijl voor veel bedrijven nog niet helemaal duidelijk is wat de AVG voor gevolgen gaat hebben voor hun manier van zaken doen.
Zoals te lezen is in dit artikel van Marketingfacts, stelt deze wet veel hogere eisen aan de omgang met persoonsdata door bedrijven om zo de privacy van de burger beter te waarborgen. Dit heeft invloed op iedereen die persoonsdata verwerkt van Europese burgers en daardoor gevolgen voor iedereen persoonsgegevens verwerken om mailings te versturen.
Wanneer je jouw klanten op de hoogte wilt stellen van nieuwe producten, diensten of acties is een van de meest gebruikte tools de e-mail. Of je nu via Outlook, MailChimp, Mailblue of een andere tool je mailings verstuurd, je moet zorgen dat je voldoet aan de wettelijke eisen. In deze blogpost leg ik je graag uit wat de nieuwe wet voor je e-mailmarketingactiviteiten betekent.
AVG en persoonsgegevens
Welke gegevens vallen volgens de AVG/GDPR precies onder het begrip “persoonsgegevens”?
Persoonsgegevens
Pseudo-anonieme gegevens
Anonieme gegevens
Welke impact heeft de AVG op je klantgegevens?
Jaar na jaar heb je zorgvuldig alle gegevens van je klanten vastgelegd om een mooi overzicht te krijgen en perfect te kunnen inspelen op hun behoeften. En als je meer dan 15 jaar geleden bent begonnen, heb je vast ook gegevens vastgelegd zoals de namen van de kinderen, zijn favoriete scotch of voetbalclub, haar hobby’s en andere interesses in je database.
Want dat deed je… Alles vastleggen over je klant zodat je precies weet wie hij is, wat hij van je verwacht en hoe je hem het beste kunt aanspreken op zijn eigen niveau. Mijn eigen vader bijvoorbeeld, was ook zo’n ondernemer. Hij wist alle ins en outs van al zijn klanten, hierdoor wist hij hoe deze het liefst aangesproken werden en zij zich begrepen voelden en geapprecieerd.
Door de invoering van de AVG/GDPR gaat deze aanpak voor je marketing mailings helemaal anders worden en moet al je klantendata voldoen aan de nieuwe wetgeving. Dit geldt dus ook voor je huidige klantendata. Kan je bijvoorbeeld niet aantonen hoe je een opt-in in het verleden hebt verkregen, dan kan je beboet worden.
Welke invloed heeft de AVG regelgeving op mijn e-mail opt-in?
- een e-mail opt-in moet een duidelijke en bevestigende actie zijn
- de checkbox mag niet vooraf aangevinkt zijn
- het mag geen voorwaarde zijn én moet gescheiden zijn van algemene voorwaarden
- je hebt gescheiden opt-ins nodig als je de data voor verschillende doeleinden gebruikt of op verschillende manieren verwerkt
- hou je mailinglijst database goed bij: waar, wanneer en waarvoor heb je de opt-in verkregen
- een europese bezoeker heeft het recht om zijn gegevens in te zien en/of te laten verwijderen
- geef duidelijk aan hoe men zich kan uitschrijven
- je mag iemand niet meer mailen als deze zich uitschrijft voor je nieuwsbrieven
Als je de e-mailadressen op een valide manier hebt verkregen en als dit goed is gedocumenteerd is er helemaal geen reden voor paniek. Heb je dit niet, dan is er werk aan de winkel. Je kunt twee dingen doen: je database deleten en een hele nieuwe database opbouwen of ervoor zorgen dat je valide opt-ins verkrijgt voor je huidige database.
Wat als je niet aan de AVG-wetgeving voldoet?
De nieuwe wet heeft flink wat voeten in de aarde voor email marketing.
Daarnaast wordt van je verwacht dat de opslag en verwerking voldoende versleuteld en beveiligd plaatsvindt. Voldoe je vanaf 28 mei niet aan de voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming dan zijn de boetes niet mals. Kijk daarom ook zeer zeker eens op de website van autoriteit persoonsgegevens welke regels op jouw bedrijf van toepassing zijn.
Hoe voorkom je boetes?
Een redelijke nachtmerrie voor elke ondernemer of marketeer, maar je kunt het ook zien als een kans… Een voorjaars opschoonactie van je klantenbestand. Wat overblijft is een lijst met trouwe en loyale klanten!
- de opt-in status (ingeschreven of uitgeschreven),
- hoe je de opt-in hebt verkregen,
- wanneer je de opt-in hebt verkregen
- en welke toestemming is gegeven (inschrijven voor de nieuwsbrief, alleen meewerken aan onderzoeken, et cetera.).
Tip: Als lokaal bedrijf kun je jouw klanten vragen om hun gegevens schriftelijk te bevestigen door bvb een inschrijflijst of direct in te schrijven op MailBlue (welke je opent op een tablet) in de winkel.
Gebruik ook je eigen gezonde verstand!
Er is enorm veel informatie te vinden over welke impact de nieuwe wetgeving heeft op hoe je gegevens verzamelt, verwerkt en opslaat. Maar bedenk je vooral ook: “Heb ik écht al die informatie nodig?”.
Maar wil je liever dat een externe partij eens met een frisse blik naar je emailadressenbestand kijkt of je helpt met effectieve email marketing? Neem dan vrijblijvend contact op. Ik help je graag!
Meer succesvolle mailings versturen? Lees deze tips & tricks
