Werkstress is beroepsziekte nummer één in Nederland. 14% van werkend Nederland per jaar krijgt een burn-out*. Het beste kun je dus stress als ondernemer vermijden. Uiteraard, stress kan een goede motivator zijn, omdat het je scherp houdt. Maar vaak komt het nét even niet uit. Alles komt tegelijkertijd op je af en je ziet ineens door de bomen het bos niet meer.
Zeker als ondernemer zijnde ben je voortdurend bezig. Als je constant onder druk staat kan dit een behoorlijke weerslag hebben op jou als persoon, je gezin, je onderneming, … De balans raakt zoek. En een burn-out als ondernemer of gezinslid kun jij je écht niet permitteren.
*Bron: Volksgezondheid en zorg
Hard werken en veel uren maken onder druk...
Alles behalve stressvrij werken
Ook ik heb een burn-out gehad een aantal jaren terug. Want ik ben nu eenmaal een harde werker en mega ambitieus. Altijd al geweest en ik doe het met liefde. In die periode van mijn leven had ik veel te veel ballen in de lucht. “Dat gaat prima hoor, dacht ik nog.” En dan gaat het uiteindelijk toch mis.
Want de lange dagen doorwerken, zonder genoeg rust of slaap braken mij op. Balans en rust waren ver te zoeken, gunde mijzelf te weinig tijd om te ontspannen en te herstellen van alle drukte. Mensen om mij heen merkten dat ik minder goed bereikbaar was en ik kon soms snibbig uit de hoek komen. Helemaal niet ik dus en tijd om hiermee aan de slag te gaan met behulp van een ondernemerscoach.
De verandering in mijn mindset was niet heel gemakkelijk, dat geef ik grif toe. Ondanks dat ben ik blij dat ik het proces van heel druk naar stressvrij werken heb moeten doormaken, want ik heb er enorm veel van geleerd. Doordat ik tijdens mijn burn-out ik meer rust nam, heb kunnen uitzoeken wie ik écht ben, wat ík wil en hoe ik dat kan bereiken. Hierdoor ben ik mentaal enorm sterk geworden, weet waar mijn valkuilen liggen en kies ik uitsluitend nog de weg die bij mij past.
Diezelfde lessen pas ik elke dag toe en heb daar veel baat bij. Doordat ik besef wat mijn grenzen zijn, is de balans terug in mijn leven, geniet ik van het stressvrij werken als ondernemer en kan de hele wereld aan! Vandaar dat ik deze lessen graag met jou wil delen. Zodat ook jij dezelfde rust en balans kunt terugvinden en minder stress als ondernemer kunt ervaren.
10 tips voor minder stress als ondernemer
Stress verminderen is heus niet zo moeilijk, het vereist puur een beetje discipline om uiteindelijk die rust en balans terug te vinden. Pas mijn onderstaande tips toe en geef jezelf ook de ruimte om terug in balans te komen. Voor je het weet kun je de hele wereld weer aan!
1. Maak de beslissing op de juiste tijd
Je hoeft niet direct over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt.
2. Rond dingen volledig af
Maak hierbij gebruik van de time batching methode voor meer focus en productiviteit tijdens je werk. Dat bespaart je zeeën aan tijd!
3. Leer jezelf een routine aan
Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na. En dat scheelt energie! Zo moeten alledaagse taken ook worden. Waardoor je meer energie overhoudt voor het échte denkwerk.
Leg spullen steevast op dezelfde plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.
Een routine die mij goed helpt is om een half uur eerder op te staan, dan ik daadwerkelijk hoef op te staan. Ik maak een lekker bakkie of thee en loop de tuin in, hoor de vogeltjes fluiten, voel de ochtend zonnestralen en geniet van mijn eigen zen-momentje. Zo start ik fris en ontspannen aan de dag.
Vooral handig voor de dames: kies je kleren incl. accessoires de avond van te voren al uit en leg alles klaar. Dat scheelt je al snel 15 minuten (of meer) in de ochtend.
4. Zet niet alles in je agenda
Ik heb dat ook altijd gedaan. Liefst alles er in, zakelijk en privé door elkaar. Het werd zó onoverzichtelijk, dat ik er uiteindelijk niets meer aan had. Zet daarom uitsluitend datum-en tijdgebonden zaken in je agenda.
Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst. De ”things to do today” notitieblok van Atlanta vind ik zelf erg handig hierbij. Omdat je elke taak direct kunt wegstrepen. Uit de notitieblok, uit het hoofd zeg maar!
5. Stressvrij werken met een duidelijke planning
Overweeg wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat gaat aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft niet alleen overzicht, maar zorgt ook voor meer rust en balans.
Wekelijks de boekhouding bijhouden (elke vrijdag namiddag bijvoorbeeld), is eenvoudiger dan alles bij elkaar zoeken aan het einde van de maand. Maar dat geldt ook voor het huishouden. Als je elke weekdag bepaalde kleine dingen doet, gaat het sneller en blijft het makkelijk/langer schoon. Bovendien voorkom zo je uitstelgedrag, wat vaak zorgt voor onnodig veel stress.
Zo zet ik de mailings die ik verstuur 2 weken voordat die verstuurd worden al op mijn planning. Zo heb ik genoeg tijd om ze op te zetten en eventueel nog extra research te doen en de visuals te maken. Weten wanneer wat exact af moet zijn, zorgt voor minder stress dan wanneer ik dit op het laatste moment moet doen.
6. Ad-hoc werk met stip op nummer een voor stress als ondernemer
Als je inziet dat je elke week twintig uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda veertig uur vol. Dit zorgt direct voor stress als ondernemer zodra je jouw volle agenda bekijkt en je moet nóg een afspraak inplannen. Hou dus rekening met ad-hoc werk.
Spreek met je collega’s en klanten af dat je op specifieke momenten niet bereikbaar bent. Die tijd heb je nodig voor je eigen taken en dat zullen ze vast wel begrijpen.
Lees anders eens mijn blog 15 Time management tips en technieken voor meer focus als je meer wilt weten over hoe je jouw tijd zo efficiënt mogelijk wilt inzetten.
7. You have only one job to-do-list
Hoe bepaal je wat nú echt belangrijk is?
Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je exact waar je aan toe bent. Zet er een datum bij als er een bepaalde deadline aan vast hangt.
Geef taken die vervolgens belangrijk zijn of urgent een sterretje, deze hebben de hoogste prioriteit. De rest kun je delegeren of op een later moment oppakken.
Misschien niet leuk om te horen… Maar alleen door slim te plannen kan je écht stressvrij werken. En zorg je voor meer rust en balans op je werkdag.
8. Welke stappen moet je nemen?
Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken of hem gaat uitstellen. Als je een tweede taak moet doen om de eerste af te krijgen, is de tweede taak eigenlijk toch je eerste actie.
9. Maak afspraken over e-mail
Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Dat besef jij net zo goed als ik. En dat zorgt voor extra stress en onnodige druk. Want je moet constant heen en weer switchen taken.
Meer rust en minder stress als ondernemer?
Aan de hand van praktische tips, weetjes & handleidingen in mijn mailings leer je hoe
10. Je kunt niet alles onthouden
Dit was persoonlijk mijn grootste valkuil, zeker als je met veel verschillende projecten tegelijkertijd bezig bent. Maar gelukkig helpt deze tip je gegarandeerd aan meer rust en balans, zowel in je werk als privé.
Vaak is het zo dat je een taak niet kunt uitvoeren omdat je nog ergens op moet wachten. Onvolledige bestellingen, vragen aan klanten, afbeeldingen, of oh dat moet nog op de boodschappenlijst en dat ook…als je dat allemaal moet onthouden, ben je zo het overzicht kwijt en ervaar je onnodige stress.
Leg daarom een kladblok op je bureau of zet het in een excelsheet en schrijf alles op waar je op wacht. Met een complete lijst check je of je nog ergens achteraan moet. Zet een kruis achter de taak in de “things–to-do”. Zolang dit kruisje niet weggestreept is, kun je hiermee niet verder. Door er initialen achter te plaatsen weet je wie de verantwoordelijkheid heeft.
Zelf maakte ik enkele jaren gebruik van het CRM-systeem Hubspot om dit per klant en project bij te houden. Maar sinds 2022 ben ik overgestapt naar Teamleader Focus. Denk dat de naam al genoeg zegt. Meer focus in mijn time management, takenbeheer en projectplanning.
Extra tip: een braindump zorgt voor meer rust in je hoofd
Je hebt zoveel dingen aan je hoofd gedurende de dag en punt 10 heeft je al geleerd dat je niet alles kunt onthouden. Dat moet je ook niet willen. Je hoofd is er om dingen te bedenken en ideeën te creëren, niet om ze allemaal te onthouden. En daar gaat deze slimme methode mee helpen!
Het is eigenlijk niets anders dan al jouw gedachten opschrijven op een vel papier of een notitieboekje. Zie het als een grote schoonmaak voor je hersenen. Alles wat er in dat koppie van je rondspookt, haal je uit je hoofd (brain) en zet je op papier (dump). Zodat je weer OVER dingen kunt nadenken in plaats van dat je steeds AAN dingen zit te denken.
Ik heb er niet voor niets een aparte blog over geschreven: Meer rust in je hoofd met de brain dump methode
Neem niet teveel hooi op je vork. Pas de grootte van de hooibaal aan op de grootte van je vork.
Een goede planning is het halve werk
Bij het starten van elk (communicatie)project begin je met het definiëren van je doelen (targets), geef deze vervolgens een prioriteit, bepaal de tijd die je ervoor nodig hebt en eventueel wie er verantwoordelijk voor is. Lees mijn tips voor hoe je een effectief content marketing plan opzet.
Werk je samen met meerdere personen of teams, zorg dan dat je op regelmatige tijden een KORT overleg (max. 10 minuten) pleegt waarin de vorderingen worden besproken. Tijdens deze besprekingen loop je alles puntsgewijs af. Geen besprekingen om te bespreken, maar kort, krachtig en to-the-point. Dit is een effectieve methode uit het Agile werken uit de ICT die ik heb geleerd.
Je zult zien dat het project sneller vordert met minder stress of andere onnodige beslommeringen. Na het afronden van het geheel kun je deze ervaring gebruiken bij een volgend project. Je kunt bespreken wat er goed ging en waar er verbetering nodig is. En dat zorgt voor rust!
Optimaliseer processen
Plan-Do-Check-Act (ofwel PDCA) is een handige manier die ik redelijk vaak gebruik bij mijn klanten om bepaalde processen te optimaliseren. Door samen te kijken naar verschillende manieren om dingen te verbeteren of automatiseren, ervaren ze veel meer rust en minder stress op korte en lange termijn. IT-specialisten, managers en consultants gebruiken het al jaren en het werkt!
- het plannen van acties,
- ten uitvoer brengen van geplande acties,
- checken of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals gedacht,
- en het bijsturen van de uitvoering (c.q. plannen) naar aanleiding van de resultaten.
Kleine stappen, veel resultaat voor minder stress en meer rust
De bovenstaande tips zullen je misschien wel bekend voorkomen, want ze worden vaak toegepast bij de grotere bedrijven. Maar een goed time management of stressvrij werken is niet enkel voor grote bedrijven.
Je hoeft namelijk geen groot bedrijf te hebben om deze tips toe te passen voor minder stress als ondernemer. Dit kan ook best als je een ZZP-er bent, een kleine MKB-er en zelfs als drukbezette huismoeder die alles tegelijkertijd moet regelen.
Iets dat je niet moet vergeten is dat elke stap er een is. Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Deel alles op in kleine hapklare brokken en voor je het weet is de hele koek op.
Meer rust en balans? Lees deze tips & tricks
