Meer gedaan krijgen in minder tijd, dat willen we allemaal wel. Over productiviteit zijn boeken vol over geschreven. Maar de meest effectieve methode vind ik toch wel het time batching. In dit blog leer je met deze time management methode om meer gedaan te krijgen en die todo lijst in no-time te verkorten. Pinky-promise!
Hij zal je de eerste 3 keer misschien iets meer tijd kosten. Maar ik beloof je. Als je het time bactching eenmaal onder de knie hebt, gaat dit je veel meer tijd opleveren! Want je gaat meer productief aan het werk. In plaats van dat je steeds druk druk druk bezig bent. Of steeds lange dagen moet maken en vervolgens teleurgesteld bent omdat je jouw to do lijst weer niet af hebt.
Lange uren en een todo lijst die nooit af is
Hoe vaak start jij jouw dag met goede voornemens om die todo lijst nu écht eens af te werken? En hoe vaak komt er altijd wel weer iets tussendoor. Zoals telefoontjes, email, vragen van anderen, geweldige nieuwe ideeën die in je opkomen en ga zo maar door.
Je hopt van de ene soort taak naar de volgende taak. Van email schrijven, naar dingen regelen voor je event, om vervolgens een factuur op te maken en oh ja die blog moest je ook nog schrijven. Waar had je die ene geweldige afbeelding nu ook weer opgeslagen? Je krijgt er het heen en weer van.
In plaats van elke keer langer door te werken, kun je ook proberen om meer uit je tijd te halen met time batching. Op die manier zorg je niet alleen dat je de focus legt op wat belangrijk is. Maar ook word je meer productief. En loop je niet steeds tegen hetzelfde probleem aan. Namelijk dat die ellendig lange todo lijst weer niet af is.
Wat is time batching?
Laat ik eerst voorop stellen dat time batching absoluut geen nieuw concept is. Weliswaar bestaat het al jaren, maar het wordt nu meer populair omdat deze time management methode voor bijna iedereen goed werkt. En aangezien iedere ondernemer wel meer tijd kan gebruiken en productief wil zijn, is dit het perfect moment om je daar meer over te vertellen.
Time batching ofwel task batching is het bundelen van een aantal vergelijkbare taken en ze samen te bundelen als een vast item, zodat je tijd kunt besparen op hoe lang elke afzonderlijke taak zou duren.
Door te time batchen kan je dus een aantal soortgelijke activiteiten groeperen en makkelijker verwerken. Het is een methode waarbij je de focus legt op een vaste groep taken waardoor jij je beter kan concentreren. Simpel gezegd. Ook betekent dit dat je dingen meer efficiënt gedaan krijgt. Later in dit blog zal ik uitleggen waarom dat zo is.
Maar zal het ook voor jou werken? Dat is moeilijk te voorspellen. Maar alles om van die lange dagen af te komen is het proberen waard, toch? 😉
Een voorbeeld van time batching uit de praktijk:
Wellicht doe jij al aan time batching zonder dat je het beseft. Zo doe ik bijvoorbeeld het volgende. Als ik boodschappen moet doen in 5 verschillende winkels, dan deel ik mijn boodschappen op de todo lijst zo efficiënt mogelijk in. Ik verdeel de items per soort winkel:
- vers fruit en groente bij de groenteboer,
- kruiden en specifieke oosterse producten bij de toko,
- merkartikelen bij de Appie,
- en ga zo maar door...
Zo weet ik exact wat ik per winkel moet halen, kan ik de kortste route plannen tussen de winkels en hoef ik er niet langer te zijn dan nodig. En als jouw lijstje zo opstelt dat je ook nog de producten bundelt – zoals ze in de winkel route liggen – dan kun je zelfs binnen 15 minuten klaar zijn per winkel. Maar goed, niet iedereen wil zó ver gaan als ik. 😉 Hoewel mijn vriend het tegenwoordig ook zo aanpakt. Want hij heeft een hekel aan naar de winkel gaan.
Ordinary people think merely of spending time, great people think of using it.
Arthur Schopenhauer - Filosoof
Waarom time batching wel werkt en multi-tasking niet
Stel je moet een presentatie samenstellen, 10 e-mails versturen en een rapport schrijven. Dan ga je toch ook niet twee presentatieslides maken, vier e-mails versturen. En dan pas de inleiding voor je rapport schrijven?
Of dat je steeds een mini-wasje draait in plaats van dat je wacht tot je een volle lading was kunt draaien. Waarmee je ook nog eens tijd, water, wasmiddel en energie mee kunt besparen.
Ok, dit is niet het einde van de wereld ofzo. Maar als je steeds switcht van activiteiten. En je elke keer opnieuw je focus moet verleggen, wordt het wel een gigantisch tijdrovende klus. Bovendien heb je vast nog andere dingen om te doen.
Wil je meer productief zijn, dan stop je voorgoed met multi-tasken
Doordat je multitasking volledig aan de kant zet met time batching, wordt je dus automatisch al meer productief. Want dat multitasking, of het tegelijkertijd uitvoeren van meer dan één taak, is een echte productiviteitskiller kan ik je vertellen. Dat hebben de wetenschap en enkele onderzoeken inmiddels ook al bewezen:
- Multitasking kan leiden tot een daling van wel 40% van je productiviteit
- Mensen die gestoord worden en steeds hun aandacht moeten switchen, hebben 50% meer tijd nodig om een taak te voltooien.
- Bovendien maken multitaskers tot 50% meer fouten bij het voltooien van een taak
Dus stop met dat multi-tasken. Het werkt gewoonweg niet. Zo krijg je die ellendige todo lijst nooit af. Want je hebt op die manier altijd meer tijd nodig, dan er uren in de dag zijn. Ook doe jij jezelf er een groot plezier mee. Je wil namelijk slimmer werken, niet harder. En dat is precies waar time batching om de hoek komt kijken.
Door te focussen op eenzelfde soort taken, krijg je meer gedaan van je todo lijst
Samengevat kan time batching je dus veel voordelen bieden. Niet alleen qua tijdswinst, maar ook op andere gebieden.
Wat zijn de voordelen van time batching?
- krijg meer gedaan op een dag
- wees meer geconcentreerd bezig
- heb een duidelijke focus
- ga strategisch aan de slag
- minder uitstelgedrag
- minder stress
- beter je tijd leren inschatten
- leer welke dagen je meest productieve zijn
Niet alleen dat, daarnaast voel jij je ook lekkerder in je vel. Want je bent meer productief en efficiënt bezig in plaats van “druk”. En ook kom je eindelijk van die lange todo lijstjes af! 🙌
Hoe werkt time batching?
Als je eenmaal klaar bent, ga je deze taken onderverdelen in 3 groepjes. Wat die groepjes zijn, verschilt per persoon en wat je doet uiteraard. Maar ik zal even een voorbeeld geven van hoe je time batching in je agenda zet.
Verdeel je todo lijst in 3 categorieën:
Vervolgens start je met één specifieke groep op je todo lijst. En die groep rond je volledig af. Doordat je veel dezelfde soort taken achter elkaar doet, blijf je in een flow. Ook gaat het allemaal wat sneller, dan wanneer je steeds van de ene soort taak naar de andere taak hopt.
Hou de tijd bij die je voor elk soort taak doet
Gebruik de eerste paar keren een timer zoals Toggl.
Op die manier weet je straks exact hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaalde taak af te handelen. Niet alleen kan je jouw tijd dan beter inschatten. Maar ook zorgt het timen van je taken er al voor dat jij je focust op één taak tegelijkertijd – de reden waarom time batching je meer productief maakt.
Wil je meer productief zijn en meer tijd overhouden?
Aan de hand van praktische tips, weetjes & handleidingen in mijn mailings leer je hoe
Evalueer en pas de time batching methode op jou aan
Wanneer je de time batching-taken hebt voltooid, evalueer je hoe goed je het hebt gedaan. Toegegeven, dit zal in het begin iets meer tijd en oefening van je vergen. Want het is onwaarschijnlijk dat je al direct een boss time-batcher bent na de eerste keer. Maar deze productiviteit hack zal je gegarandeerd veel meer tijd opleveren op den duur. Omdat je er steeds meer behendig in wordt, promised.
Nadat je het een paar keer hebt toegepast, leer je ook steeds meer over jezelf. Hoe lang kun je gefocust blijven? (Dit is voor iedereen anders, no shame here). Doe je liever eerst grote of kleine taken van je todo lijst? En zijn er nog taken die je eigenlijk helemaal niets opleveren, naast je tijd opvreten? Zoals dingen die je makkelijk kunt automatiseren met behulp van MailChimp, Mailblue, Sendinblue o.i.d.
Is er “sweet spot” qua dag/moment voor het aantal taken dat je binnen dat tijdsbestek kunt uitvoeren? Bijvoorbeeld in de ochtend op maandag is voor mij de beste tijd om mijn content te schrijven. De dinsdag ochtend reserveer ik voor het zware denkwerk. En de vrijdag middag om die saaie boekhoud-achtige taken te doen.
Effectief time management is slimmer met je tijd omgaan
Hoewel time batching een handige time management methode is die je meer tijd gaat opleveren, komt er meer bij kijken dan alleen todo lijst maken. Daarom is het verstandig om je dag SLIM te plannen. Namelijk omdat je met veel verschillende soort taken te maken krijgt. Waarvan sommige meer denkkracht vereisen dan andere.
Ik ben hier een tijd terug op gewezen door een vriend van mij. Ze vroeg waarom ik aan het eind van mijn dag tijd besteedde aan het maken van content voor mijn EIGEN site. Als ik al moe en zonder inspiratie of energie zat.
Doordat ik altijd dacht dat ik het werk van andere mensen eerst MOEST afmaken, voordat ik het mijne deed, was ik steeds bekaf. Ook al waren dat dingen die bestonden uit taken als een eenvoudige e-mail reply sturen, waar niet al te veel intensief denkwerk voor nodig was.
Stel je todo lijst af op je energieniveau
Dus als jij straks jouw taken gaat plannen, bewaar je belangrijkste taken voor wanneer je de meeste energie hebt. Geloof mij, dit is ZO belangrijk. Want als je zo productief mogelijk wilt zijn. Maar ook je todo lijst zo snel mogelijk wilt voltooien. Dan moet je jouw “brainpower” strategisch gaan inzetten.
Voor mij was dit écht een eye-opener. Zodra ik die tip ging toepassen, was ik veel beter in staat om de “moeilijke” taken in de helft van de tijd gedaan te krijgen… En dat alleen maar omdat ik alles strategisch rond mijn energie-level plande! Zo doe ik het zware denkwerk op dinsdag of woensdag ochtend. En “hersenloze taken” op de vrijdag middag of eind van de dag.
Time batching voorbeelden om meer productief te zijn:
Hieronder heb ik enkele time batching voorbeeldschema’s voor je gemaakt. Uiteraard kan je ze volledig aan jouw situatie aanpassen. Hiermee hoop ik je al een eindje in de juiste richting te helpen. Zodat je in no-time die todo lijst af hebt. En meer tijd overhoudt om te doen waar je voor gemaakt bent.
- Brainstorm, ontwikkel en creëer een contentplanning
- Controleer e-mails en beantwoord alle e-mails die een antwoord nodig hebben
- Stuur pitch-e-mails naar merken waar je mee wil samen werken. Reageer op reacties op je blog
- Schrijf nieuwsbrieven voor een maand
- Schrijf blogposts (stel meerdere concepten op voor blogposts)
- Voer affiliate links in voor meerdere blogberichten
- Maak afbeeldingen en upload afbeeldingen naar meerdere berichten
- Plan blogposts in die op een specifieke datum live gaan
- Maak batchgewijs Pinterest-afbeeldingen voor meerdere berichten
- Update gerelateerde berichten in specifieke categorieën
- Plan updates voor social media
- Reageer op comments, DMs etc.. op social media
- Controleer en beantwoord e-mails
- Controleer en reageer op comments, DMs etc. op social media
- Plan alle social media-accounts van je klanten in
- Bundel website taken van klanten die vergelijkbaar zijn
- Stel een timer in en gebruik deze tijd om te netwerken op je social media
- Bekijk vacatures voor de vraag naar een VA
- Batch je Pinterest-pins
- Controleer en beantwoord e-mails
- Plan een moment om je kennis te vergroten als strateeg en je skills te verbeteren (e-books, webinars, research, trainings etc)
- Maak en plan alle social media-updates en marketingtaken van de klant met behulp van een contentkalender
- Zoek nieuwe klanten, of ga op zoek naar een samenwerkingspartner waarmee je samen dingen kunt doen
- Research hashtags en maak groepjes voor elke klant
- Controleer de statistieken van elk kanaal van je klant
- Maak video’s die je kunt gebruiken voor je eigen content marketing
- Controleer en beantwoord e-mails
- Check de status van je bestellingen
- Pak alle orders die in behandeling zijn en zet ze klaar om te versturen
- Maak alle afbeeldingen voor nieuwe producten. Ook neem je hierin je social media visuals en Pinterest-pins mee.
- Schrijf de product beschrijvingen en pas de links aan bij bestaande producten voor up-sell en cross-sell
- Maandelijkse/wekelijkse promotie mailings opzetten
- Zet alle social media posts & Pinterest pins klaar in je planner zoals bijvoorbeeld Later
- Check welke producten het beste verkopen en waar verbetering nodig is
- Kijk waar je gouden kansen liggen aan de hand van een inhaakkalender
- Check de status van je voorraad
- Plan elke week een dag waarop je de ‘saaie’ taken doet, zoals de was doen, schoonmaken, boodschappen doen. Schrijf ze op je todo lijst als ze in je opkomen. Maar voltooi ze pas op de dag die je hebt gekozen.
- Gebruik zondagen als je maaltijd voorbereiden dag (preppen scheelt enorm veel tijd!).
- Kook alle maaltijden voor de week en zet diepvriesmaaltijden samen, zodat je de door-de-weekmaaltijden gemakkelijk in een oven of slowcooker kunnen.
- Bedenk welke kleren je kids aan doen. En de lunch die ze meenemen voor de komende week. Op die manier kan je zorgen dat alles klaar staat, zonder dat het je meer tijd kost ( Maak er desnoods een spelletje van met de kids op zondag, dat ze mee mogen uitkiezen).
- Controleer persoonlijke e-mails, bel naar familie en check de familiekalender (verjaardagen, etentjes, hobby’s etc).
- Voer al je boodschappen tegelijkertijd uit (binnen redelijke grenzen, dit kan namelijk uitdagend zijn als je peuters hebt). Doe dit eventueel voor of nadat je kind op school hebt afgezet. Denk ook aan mijn tips hierboven over het boodschappen doen.
- Werk de gezinsagenda bij voor evenementen en bel om andere afspraken te plannen.
- Geniet samen met je gezin van een spelletje, lees een boek voor, knutsel samen, of kijk jullie favoriete tv show aan het eind van de avond, voordat je ze naar bed brengt.
- Laat de afwas eens op het aanrecht staan, je hoeft niet elk kopje, lepeltje of bord direct schoon te maken en weer weg te zetten.
Meer tijd over voor andere leuke dingen
Persoonlijk vind ik het geweldig dat ik door time batching meer vrije tijd heb gekregen. Zodat ik samen kan genieten met mijn gezien en vrienden. Dat ik niet alleen maar druk bezig ben. Maar dat ik mijn todo lijst af heb en de dag goed kan afronden. Waardoor ik écht niets meer hoef te doen. Een goede balans tussen werk en privé geeft zo’n enorme rust kan ik je zeggen. En dit gun ik iedereen!
En ja, het leven is natuurlijk niet perfect. Ook kan er hier of daar nog wel eens iets anders uitpakken dan ik had gedacht. Maar ik word elke dag weer een stukje beter, leer hoe ik het nóg iets beter kan aanpakken. Niemand is ooit helemaal uitgeleerd. 😉
Meer tijd overhouden en productiever worden?
