Image
Top
Navigatie
Blog update op 17-02-2021 Leestijd: 10 minuten

Time batching voor meer focus en productiviteit tijdens je werk

Meer gedaan krijgen in minder tijd, dat willen we allemaal wel. Daar zijn boekenvol methodes over geschreven. Maar de meest effectieve methode vind ik toch wel het time batching. In deze blog leer ik je met deze time management methode om uiteindelijk meer gedaan te krijgen. Hij zal je de eerste 3 keer misschien iets meer tijd kosten. Maar ik beloof je, als je hem eenmaal onder de knie hebt, dit je enorm veel tijd gaat opleveren! Pinky-promise!

Dus als je op zoek bent naar een manier om met meer focus aan de slag te gaan en je todo-lijst voor eens en altijd elke dag te kunnen afronden, dan is time batching precies wat je nodig hebt. Zo ben je meer productief aan het werk, in plaats van alleen maar druk druk druk.

Time batching voor meer focus en productiviteit tijdens je werk

Lange uren en een takenlijst die nooit af is

Hoe vaak start jij jouw dag met goede voornemens om die todo-lijst nu écht eens af te werken? En hoe vaak komt er altijd wel weer iets tussendoor: telefoontjes, email, vragen van anderen, geweldige nieuwe ideeën die in je opkomen en ga zo maar door.

Je hopt van de ene soort taak naar de volgende taak, van email schrijven, naar dingen regelen voor je event, om vervolgens een factuur op te maken en oh ja die blog moest je ook nog schrijven. Waar had je die ene geweldige afbeelding nu ook weer opgeslagen? Je krijgt er het heen en weer van.

En voor je het weet geef je opnieuw voorrang aan ander dingen (die minder belangrijk zijn) en loop je weer achter met je taken. Je voelt hem al aankomen, het wordt weer een late avond wil je alles af hebben.

in plaats van elke keer langer door te werken, of teleurgesteld te zijn dat je jouw takenlijst weer niet af hebt, kun je ook proberen om meer uit je tijd te halen met time batching. Time batching is een supersimpele techniek die je kunt toepassen om je productiviteit te verdubbelen. En iedereen kan het!

Wat is time batching?

Laat ik eerst voorop stellen dat time batching absoluut geen nieuw concept is. Het bestaat al jaren, maar het wordt steeds meer populair op het gebied van productiviteit. Voornamelijk omdat het voor bijna iedereen goed werkt.

Zal het ook voor jou werken? Dat is moeilijk te voorspellen. Maar alles om van die lange dagen af te komen is het proberen waard, toch?

Time batchen ofwel task batching is het bundelen van een aantal vergelijkbare taken en ze samen te bundelen als een vast item zodat je tijd kunt besparen op hoe lang elke afzonderlijke taak zou duren.

Door te time batchen kan ik een aantal van mijn soortgelijke activiteiten groeperen. Dit betekent dat ik mij kan concentreren om dingen meer efficiënt gedaan te krijgen (ik zal later uitleggen waarom dit is).

Een voorbeeld uit de praktijk:

Als ik de boodschappen moet doen in 5 verschillende winkels, dan deel ik mijn boodschappenlijst zo efficiënt mogelijk in. Ik verdeel de items per soort winkel:

  • bul-plus vers fruit en groente bij de groenteboer,
  • bul-plus kruiden en specifieke oosterse producten bij de toko,
  • bul-plus merkartikelen bij de Appie,
  • bul-plus en ga zo maar door...
Zo weet ik exact wat ik per winkel moet halen, kan ik de kortste route plannen tussen de winkels en hoef ik er niet langer te zijn dan nodig.
Tip: Als je je lijstje zo opstelt dat je ook nog de producten bundelt, zoals ze in de winkel route liggen, dan kun je zelfs binnen 15 minuten klaar zijn. Maar goed niet iedereen wil zó ver gaan als ik. 😉

Een ander goed voorbeeld is dat ik mijn e-mails en telefoontjes samen bundel op een bepaald moment van de dag. Op die manier hoef ik mij alleen maar te concentreren op soortgelijke taken, voordat ik naar mijn volgende taak ga.

Ordinary people think merely of spending time, great people think of using it.
Arthur Schopenhauer - Filosoof

Waarom time batching werkt

Stel je moet een presentatie samenstellen, 10 e-mails versturen en een rapport schrijven. Dan ga je toch ook niet twee presentatieslides maken, vier e-mails versturen en dan de inleiding voor je rapport schrijven? 

Of dat je steeds een mini-wasje draait in plaats van dat je wacht tot je een volle lading was kunt draaien. Waarmee je ook nog eens tijd, water, wasmiddel en energie mee kunt besparen.

Ok, dit is niet het einde van de wereld ofzo, maar als je steeds switcht van activiteiten en je elke keer opnieuw je focus moet verleggen, wordt het wel een gigantisch tijdrovende klus. En je hebt vast wel nog andere dingen om te doen.

Iedereen heeft elke dag een ton van dit soort kleine microtaken, en de overgangsperiode tussen elke taak is juist dat wat je tijd opslurpt. Als je vervolgens de tijd die nodig is om steeds tussen taken te wisselen zou kunnen elimineren, dan ga je veel, heel veel extra tijd erbij krijgen.

Daarom ervaren heel veel mensen time batching dan ook als een succesvolle methode, omdat ze veel productiever worden doordat multitasking volledig aan de kant wordt gezet. Want dat multitasking, of het tegelijkertijd uitvoeren van meer dan één taak, is een echte  productiviteitskiller kan ik je vertellen. Dat hebben de wetenschap en enkele onderzoeken inmiddels ook al bewezen:

  • bul-plus Multitasking kan leiden tot een daling van wel 40% van je productiviteit
  • bul-plus Mensen die gestoord worden en steeds hun aandacht moeten switchen, hebben 50% meer tijd nodig om een taak te voltooien.
  • bul-plus Multitaskers maken tot 50% meer fouten bij het voltooien van een taak.

Door een (metaforische) structuur met duidelijke grenzen op te bouwen van je tijd, wordt het gemakkelijker om in een bepaalde taak of een groep taken te duiken zonder je workflow te onderbreken.

time-batching-tijd-planning-timemanagement-beter-plannen-takenlijst-todolist-bloggen-socialmedia-ondernemer-min

Wat zijn de voordelen van time batching?

Samengevat kan time batching je dus veel voordelen bieden, niet alleen qua tijdswinst, maar ook op andere gebieden: 

  • bul-plus krijg meer gedaan op een dag
  • bul-plus wees meer geconcentreerd bezig
  • bul-plus heb een duidelijke focus
  • bul-plus ga strategisch aan de slag
  • bul-plus minder uitstelgedrag
  • bul-plus minder stress​
  • bul-plus beter je tijd leren inschatten
  • bul-plus leer welke dagen je meest productieve zijn

Niet alleen dat, daarnaast voel je je lekkerder in je vel, want je bent meer productief en efficiënt bezig in plaats van “druk”. En ook kom je eindelijk van die lange todo-lijstjes af! 🙌

Hoe werkt time batching?

Pak een stapeltje post-its of scheur een A4-tje in kleine stukjes en schrijf op elk blaadje een taak die je moet doen in de aankomende week. Als het goed is heb je dus meer dan 20 papiertjes, anders moeten we het eens over je manier van plannen hebben. 😜

Als je eenmaal klaar bent, ga je deze taken onderverdelen in 3 groepjes. Wat die groepjes zijn, verschilt per persoon en wat je doet uiteraard, maar ik zal even een voorbeeld geven:

  • bul-plus Managen: e-mails, plannen maken, social media posts inplannen, belletjes, voorbereidingswerk van je meeting (het plan- en regelwerk zeg maar).
  • bul-plus Content: schrijven van content en opmaken van visuals voor je website, je blog, nieuwsbrief of social media.
  • bul-plus Project: dingen die je oppakt naast je dagelijkse werkzaamheden, zoals een strategie bedenken, een e-mail campagne opzetten of video’s editen.

Zet ze in je agenda (als blok of dezelfde soort taken onder elkaar). Heb je een papieren planner? Werk dan met verschillende kleurcodes per groep. Zodat je visueel een goed overzicht krijgt.

Vervolgens start je met één specifieke groep. Doordat je veel dezelfde soort taken achter elkaar doet, blijf je in een flow en gaat het allemaal wat sneller, dan wanneer je steeds van de ene soort taak naar de andere taak hopt.

Gebruik de eerste paar keren een timer zoals Toggl. Dan weet je exact hoe lang je doet over bepaalde taken én leer je beter je tijd inschatten. En dus indirect ook beter plannen.

Tip: De papiertjes methode is puur om je de techniek aan te leren. Als je er al een paar keer mee gewerkt hebt zal je zien dat het ingebakken zit in je systeem en je dit automatisch in jouw planner naar keuze gaat toepassen.

Meer tips over planning & stuctuur?

Aan de hand van praktische tips, weetjes & handleidingen in mijn mailings leer je hoe

Evalueer en pas de time batching methode op jou aan

Wanneer je de time batching-taken hebt voltooid, evalueer je hoe goed je het hebt gedaan. Dit is iets dat een beetje tijd en oefening van je vergt, en het is onwaarschijnlijk dat je al direct een boss time-batcher bent na de eerste keer. Maar je gaat er steeds meer behendig in worden, promised.

Nadat je het een paar keer hebt toegepast, leer je steeds meer over jezelf. Hoe lang kun je gefocust blijven? (Dit is voor iedereen anders, no shame here). Doe je liever eerst grote of kleine taken? En zijn er nog taken die je eigenlijk helemaal niets opleveren, alleen maar je tijd verspillen of die je makkelijk kunt automatiseren met behulp van MailChimp o.i.d.

Is er “sweet spot” qua dag/moment voor het aantal taken dat je binnen dat tijdsbestek kunt uitvoeren? Bijvoorbeeld in de ochtend op maandag is voor mij de beste tijd om mijn content te schrijven, vrijdag middag juist om die boekhoud-achtige taken te doen.

Slimmer met je tijd omgaan

Hoewel time batching een handige methode is die je veel tijd gaat opleveren, komt er meer bij kijken dan alleen een lijst met taken maken. Daarom is het verstandig om je dag SLIM te plannen. Je krijgt namelijk met veel verschillende soort taken te maken, waarvan sommige meer denkkracht vereisen dan andere.

Ik ben hier een tijd terug op gewezen door een vriend van mij. Ze vroeg waarom ik aan het eind van mijn dag tijd besteedde aan het maken van content voor mijn EIGEN site, als ik al moe en zonder inspiratie of energie zat. 

Ik dacht namelijk altijd dat ik het werk van andere mensen eerst MOEST afmaken voordat ik het mijne deed. Ook al waren dat dingen die bestonden uit taken als een eenvoudige e-mail reply sturen, waar niet al te veel intensief denkwerk voor nodig was. 

Dus als jij straks jouw taken gaat plannen, bewaar je belangrijkste taken voor wanneer je de meeste energie hebt. Geloof mij, dit is ZO belangrijk. Want als je zo productief mogelijk wilt zijn en je taken zo snel mogelijk wilt voltooien, moet je jouw “brainpower” strategisch gaan inzetten.

Voor mij was dit écht een eye-opener. Zodra ik die tip ging toepassen, was ik veel beter in staat om de “moeilijke” taken in de helft van de tijd gedaan te krijgen… En dat alleen maar omdat ik alles strategisch rond mijn energie-level plande!

Leeer hoe time batching jou helpt om meer productief te zijn

Voorbeelden van batch-series om productiever te worden:

Hieronder heb ik enkele time batching voorbeeldschema’s voor je gemaakt. Ik neem aan dat het duidelijk is dat je ze volledig aan jouw situatie kunt aanpassen. Hiermee hoop ik je al een eindje in de juiste richting te helpen, en misschien kun je jouw batchlijst nog aanvullen met de ideetjes hieronder.

  • Brainstorm, ontwikkel en creëer een contentkalender
  • Controleer e-mails en beantwoord alle e-mails die een antwoord nodig hebben
  • Stuur pitch-e-mails naar merken waar je mee wil samen werken. Reageer op reacties op je blog
  • Schrijf nieuwsbrieven voor een maand
  • Schrijf blogposts (stel meerdere concepten op voor blogposts)
  • Voer affiliate links in voor meerdere blogberichten
  • Maak afbeeldingen en upload afbeeldingen naar meerdere berichten
  • Plan blogposts in die op een specifieke datum live gaan
  • Maak batchgewijs Pinterest-afbeeldingen voor meerdere berichten
  • Update gerelateerde berichten in specifieke categorieën
  • Plan updates voor social media
  • Reageer op comments, DMs etc.. op social media
  • Controleer en beantwoord e-mails
  • Controleer en reageer op comments, DMs etc.. op social media
  • Plan alle social media-accounts van je klanten in
  • Bundel website taken van klanten die vergelijkbaar zijn
  • Stel een timer in en gebruik deze tijd om te netwerken op je social media
  • Bekijk vacatures voor de vraag naar een VA
  • Batch je Pinterest-pins
  • Controleer en beantwoord e-mails
  • Plan een moment om je kennis te vergroten als strateeg en je skills te verbeteren (e-books, webinars, research, trainings etc) 
  • Maak en plan alle social media-updates en marketingtaken van de klant met behulp van een contentplanner
  • Zoek nieuwe klanten, of ga op zoek naar een samenwerkingspartner waarmee je samen dingen kunt doen
  • Research hashtags en maak groepjes voor elke klant
  • Controleer de statistieken van elk kanaal van je klant
  • Maak video’s die je kunt gebruiken voor je eigen marketing
  • Controleer en beantwoord e-mails
  • Check de status van je bestellingen
  • Pak alle orders die in behandeling zijn en zet ze klaar om te versturen
  • Maak alle afbeeldingen voor nieuwe producten (neem ook je social media visuals en Pinterest-pins hierin mee)
  • Schrijf de productbeschrijvingen en pas de links aan bij bestaande producten voor up-sell en cross-sell
  • Maandelijkse/wekelijkse promotie mailings opzetten
  • Zet alle social media posts & Pinterest pins klaar in je planner zoals bijvoorbeeld Later
  • Check welke producten het beste verkopen en waar verbetering nodig is
  • Kijk waar je gouden kansen liggen aan de hand van een inhaakkalender
  • Check de status van je voorraad
  • Plan elke week een dag waarop je de ‘saaie’ taken doet, zoals de was doen, schoonmaken, boodschappen doen. Schrijf de taken op als ze in je opkomen, maar voltooi ze pas op de dag die je hebt gekozen
  • Gebruik zondagen als je maaltijd voorbereiding dag (preppen scheelt enorm veel tijd!)
  • Kook alle maaltijden voor de week en zet diepvriesmaaltijden samen, zodat je de door-de-weekmaaltijden gemakkelijk in een oven of slowcooker kunnen
  • Bedenk welke kleren je kids aan doen en de lunch die ze meenemen voor de komende week, zodat het allemaal elke dag klaarligt, zonder dat het je tijd kost ( Maak er desnoods een spelletje van met de kids op zondag, dat ze mee mogen uitkiezen)
  • Controleer persoonlijke e-mails, bel naar familie en check de familiekalender (verjaardagen, etentjes, hobby’s etc)
  • Voer al je boodschappen tegelijkertijd uit (binnen redelijke grenzen, dit kan namelijk uitdagend zijn als je peuters hebt). Doe dit eventueel voor of nadat je kind op school hebt afgezet. Denk ook aan mijn tips hierboven over het boodschappen doen.
  • Werk de gezinsagenda bij voor evenementen en bel om andere afspraken te plannen.
  • Geniet samen met je gezin van een spelletje, lees een boek voor, knutsel samen, of kijk jullie favoriete tv show aan het eind van de avond, voordat je ze naar bed brengt.
  • Laat de afwas eens op het aanrecht staan, je hoeft niet elk kopje, lepeltje of bord direct schoon te maken en weer weg te zetten.

Meer tijd over voor andere leuke dingen

Persoonlijk vind ik het geweldig dat ik door time batching meer vrije tijd heb gekregen, om samen te genieten met mijn gezien en vrienden. Dat ik niet alleen maar druk bezig ben, maar dat ik de dag goed kan afsluiten en écht even niets meer hoef te doen. Een goede balans tussen werk en privé geeft zo’n enorme rust kan ik je zeggen. En dit gun ik iedereen!

En ja, het leven is natuurlijk niet perfect en kan er hier of daar nog wel eens iets anders uitpakken dan ik had gedacht. Maar ik word elke dag weer een stukje beter, leer hoe ik het nóg iets beter kan aanpakken. Niemand is ooit helemaal uitgeleerd. 😉

Delen is lief
  • 5
    Gedeeld

Geschreven door

Muriel Snijders - Brand coach

Hi! Ik ben Muriel en heb inmiddels al honderden ondernemers geholpen met hun online én offline zichtbaarheid op het gebied van branding, design en social media. Met mijn jarenlange ervaring kan ik ondernemers en bedrijven net als jij helpen om de beste versie van zichzelf te worden. Want geen enkel bedrijf is hetzelfde. Ik zorg dat je een sterk merk krijgt dat je doelgroep aanspreekt en je bedrijf laat groeien. Spreek ik je snel?

Volg illgraffdesign op Instagram

© Copyright 2021 ill graff design | Privacy | Disclaimer | Algemene Voorwaarden | Mijn account