Haal meer uit je tijd met de Time management tips en technieken voor meer focus

15 Time management tips en technieken voor meer focus

We hebben allemaal maar 24 uur in een dag. En sommige ondernemers kunnen in die tijd enorm productief werken. Door slechts een paar slimme time management tips en technieken toe te passen, vinken ze items op hun takenlijst sneller af dan Chuck Norris de slechteriken in een actiefilm neerhaalt. Een karate-chop hier, een roundhouse-kick daar, en BAM, de takenlijst is afgewerkt.

Als jij al op dat productiviteitsniveau bent, gefeliciteerd. Zo niet, no worries. Net als karate is time management een vaardigheid die je kan leren. En oefening maakt de meester, dus... Blijven oefenen!

Verwacht trouwens niet dat je na het lezen van dit blog ineens 30 uur in een dag kunt proppen. Want het is geen trucje om meer tijd te creëren. De grap is zelfs dat time management eigenlijk helemaal niet bestaat. Iedereen heeft nu eenmaal 24 uur per dag. En daar valt niets aan te managen. Wat je dan wel kunt doen? Je taken managen: zijn dat er veel of weinig? En uiteraard jezelf managen: hoe ga jij met dingen om? 

Door de focus te leggen op de juiste dingen kan je alleen al zorgen voor meer tijd. Nu alleen nog weten hoe.

Meer doen in minder tijd

Om het meeste uit jouw 24 uur te halen, moet je weten hoe je prioriteiten stelt en dingen gaat vereenvoudigen. En dat gaat verder dan alleen de Pomodoro-techniek. Time management is in feite een hybride systeem van verschillende processen, hulpmiddelen, technieken, methoden en vaardigheden om meer productief te worden. Waardoor je sneller dingen gedaan krijgt, in minder tijd. 

De time management tips hieronder leren je daarom – elk op hun eigen manier –  slimmer met je tijd omgaan. Door de focus te leggen op wat voor jou belangrijk is. Opdat je meer rust, overzicht ervaart. En uiteindelijk meer tijd overhoudt voor de mooie dingen van het leven.

Time management technieken die worden besproken:

Jouw tijd is geld waard

Hoeveel is jouw tijd waard? Meestal wordt als antwoord gegeven dat het van onschatbare waarde is. En hoewel dat misschien waar is, zijn er ook manieren om een echte waarde (in harde euro’s) op jouw uren te plakken. De welbekende declarabele uren.

Gek genoeg maak je dit soort berekeningen regelmatig, behalve als het gaat om jouw eigen tijd gaat. Een Uber nemen die 15 euro meer kost dan het openbaar vervoer, maar je 10 minuten bespaart. Een snelle keuze die je baseert op hoeveel die minuten voor jou betekenen. Als je een vaste baan hebt, is het eenvoudig om je jaarsalaris te delen door het aantal uren dat je per jaar werkt. Maar dat is niet hetzelfde. Want je bepaalt zo de kosten, wat niet hetzelfde is als waarde.

Hoe bepaal je wat jouw tijd waard is?

De beste manier om de waarde van jouw tijd te bepalen is om te denken als een freelance ondernemer. Waarbij de vuistregel is om je uitgaven + wat je zou willen sparen bij elkaar op te tellen. Vervolgens deel je dit door het aantal uren dat je wilt werken.

Bijvoorbeeld: Stel dat je regelmatig € 2500 per maand uitgeeft en € 7500 wilt besparen. En je bent bereid om 40 uur declarabel per maand te werken. Hieruit volgt dat jouw uurtarief dan 250 euro zou moeten zijn. Of je moet meer declarabele uren gaan werken. Want dan word je uurtarief natuurlijk lager.

Als je eenmaal begrijpt hoe waardevol jouw tijd is – die je slechts een keer kunt besteden – leer je ook beter je prioriteiten stellen voor je takenlijst. En begrijp mij niet verkeerd, het bedrag dat je eraan hangt is niet het belangrijkste hierbij. Wat essentieel is, is dat je je tijd begint te zien als een hulpbron die iets waard is.

5 uur Netflix kijken is misschien voor jou in een oogwenk voorbij, maar zou je ook 250 euro per uur ervoor betalen?

Weet waar je jouw tijd aan besteed

De meeste mensen weten niet waar ze hun tijd aan besteden. Dan is het fijn dat je gebruik kunt maken van tijd registratie tools zoals Toggl. Waardoor je een helder inzicht krijgt in de tijd die je aan specifieke taken besteedt. Hou minimaal 1 week eens al je taken bij die je doet. En kijk aan het eind van die week naar het resultaat.

Maar vergeet hierbij ook zeker niet je tijdverspillers: Scrollen op social media, Whatsapp, chatten of even een babbeltje met een collega in de kantoortuin of je partner thuis. Zelfs de hele dag direct reageren op e-mails is een typisch uitstelmonster.

Want ookal lijken het misschien onschuldige pauzes tussendoor, ze leiden je af van grotere en belangrijkere taken. Let maar eens op hoeveel tijd je weer nodig hebt om jezelf opnieuw te focussen nadat je je telefoon hebt gecheckt. Ik zal je het alvast verklappen: gemiddeld is dit 15-23 minuten. 😲 

Meer daarover lees je in mijn blog: Hoe kan je uitstelgedrag aanpakken? 12 tips om te stoppen met uitstellen. Een echte eye-opener voor veel van mijn lezers.

Hoe maak je een time management planning a.d.h.v. jouw huidige gedrag?

Wanneer je met de tijdregistratietool gaat beginnen, bepaal je vooraf voor welk deel van jouw leven je meer tijd uit je dag wilt halen. Afhankelijk hiervan kan je het vervolgens ook beter “uitlezen”. 

Bijvoorbeeld: wil je meer productief bezig zijn voor je werk, dan let je alleen op de taken van maandag tot en met vrijdag. Als je specifieke persoonlijke doelen hebt, zoals een uur per dag vrijmaken voor de sportschool, hou je de hele week bij.

Nadat je een week lang jouw gedrag hebt bijgehouden, verdeel je al jouw activiteiten in verschillende categorieën. Het helpt om in dit stadium heel specifiek te zijn. En natuurlijk zien die categorieën er voor iedereen anders uit. Maar enkele voorbeelden die je vast kunt gebruiken zijn:

Dé time management tip die je zeker niet mag vergeten: als je eenmaal begrijpt waar jij je tijd daadwerkelijk aan besteed, wordt het ook gemakkelijker om processen en gewoonten te creëren om die activiteiten efficiënter te maken. 

Focus je op de prioriteiten van je takenlijst

Het vereenvoudigen van jouw takenlijst, start met prioriteit geven aan wat erop moet staan.

De meest productieve mensen leven volgens het Pareto-principe, ook wel de 80/20-regel genoemd. Deze regel zegt dat 80 procent van de effecten afkomstig is van 20 procent van de oorzaken. Dit betekent dat 80% van productief bezig zijn voortkomt uit 20% van de taken. Al het andere ondersteunt deze ingrijpende taken of is busywork. Werk dat iemand bezig houdt, maar op zich weinig toegevoegde waarde heeft.

Een paar simpele voorbeelden: 20% van je vrienden zie je 80% van de tijd, net zoals je 80% van je tijd slechts 20% van je playlist beluisterd op Spotify. Maar ook in je zakelijke leven gaat het vaak zo: 20% van je klanten zorgt voor 80% van de omzet en slechts 20% van je e-mails draagt voor 80% bij aan taken.
Daarom is het van belang dat jij je voornamelijk op deze 20% richt. Ken deze inspanningen een hoge prioriteit toe.

Uiteindelijk valt alles in 3 simpele hokjes:

Besteed meer tijd

De 20% van de activiteiten die de grootste impact hebben op je doelen en algeheel geluk. Zowel persoonlijk als op zakelijk vlak.

Besteed minder tijd

Afleiding en activiteiten die niet bijdragen aan of afbreuk doen aan jouw kwaliteit van leven. Hieronder vallen veelal de tijdverspillers.

Efficiënter maken

Dingen die je wilt onderhouden - omdat ze nodig zijn - kan je soms efficiënter inzetten. Is het niet de hoeveelheid aan bestede tijd, dan wel de impact van die tijd.

Ben je bijvoorbeeld bezig met je bedrijf op te bouwen. Maar steek je meer tijd in je social media in plaats van daadwerkelijk opdrachten binnenhalen? Dan is dit meteen een goede wake-up call. Daarom zet je social media voor nu even in het “besteed minder tijd aan” hokje.

Maar omgekeerd is dat net zo: Bijvoorbeeld dat een uur in de sportschool voor jou heilig is. Hierdoor kan je goed ontspannen, je voelt je erna weer fit, energiek en zit lekker in je vel. Dan is dit voor jou wél een prioriteit.

Zo kan je dit ook toepassen voor je woon-werk verkeer. Als dit langer is dan een uur, dan kan je bijvoorbeeld een paar dagen per week vanuit thuis werken. Of later vertrekken zodat je niet meer in de file komt te staan. Dit valt onder het laatste hokje: Efficiënter gebruik maken van je tijd.

Deze time management techniek zit in één simpele zin

To do or not to do, that’s the question. Time management kan niet zonder prioriteiten stellen. En dat doe je voordat je aan een taak begint. Als je ‘ja’ tegen alles zegt, zeg je eigenlijk dat alles even belangrijk is. En wij weten beiden dat dit nooit écht het geval is. Toch? 😉

Stel jezelf daarom de magische zin hardop: Moet ik dit nu doen?

Leg de klemtoon elke keer op een ander woord in de zin. Want dan stel je jezelf elke keer een andere vraag:

  • MOET ik dit nu doen: Hiermee bepaal je het belang van de klus. Moet het of wil je het?
  • moet IK dit nu doen: Kan je het delegeren of uitbesteden?
  • moet ik DIT nu doen: Is deze stap, de juiste stap op dit moment?
  • moet ik dit NU doen: Kan het een uurtje/dagje/weekje/maandje wachten? Hoe dringend is het?
  • moet ik dit nu DOEN: Wat gebeurt er als je niets doet? Vaak voor anderen relevant, maar niet voor jou.

Het is een simpele time management techniek die je kan gebruiken om te bepalen welke taken of acties voorrang hebben. Bepaal op deze manier per dag wat je minimaal gedaan wilt krijgen. Zo breng je focus aan in je dag. Plan ook hoe lang je daar ongeveer mee bezig bent.

Haal meer uit je tijd met automatiseren en delegeren

De snelste manier om minder tijd aan iets te besteden, is door het te ontlasten. De ideale taken om te delegeren? Activiteiten die nodig zijn ter ondersteuning van belangrijke taken. Maar zelf geen impact hebben.

Waarschijnlijk werk jij al volgens dit principe in jouw huis. Zelfs zonder dat je het doorhebt. Want je wilt in een schoon huis wonen. Ondanks dat je niet houdt van afwassen, stofzuigen of de was ophangen. Daarom gebruik je een vaatwasser, een robot stofzuiger of wasdroger.

Dus waarom zou je hetzelfde principe dan niet toepassen op andere gebieden van je leven om meer productief te worden? Zoals in je bedrijf!

Laat Buffer, Later of Hootsuite je posts op social media plaatsen. Stel een Calendly of Hubspot in voor het plannen van vergaderingen. Gebruik Mailblue of MailChimp voor je e-mail automation. En maak Google Alerts aan om relevante artikelen voor je te verzamelen. Zo kan je meer doen in minder tijd.

En om vervolgens de taken te vinden die jij moet doen, gebruik je een productiviteitshack genaamd de Eisenhower Matrix.

Hoe werkt de Eisenhower matrix? Een stap voor stap uitleg:

  1. Schrijf al je taken op.
  2. Bepaal nu wat urgent is en wat belangrijk is. Markeer elke taak met “U” voor Urgent (ofwel dringend) en “B” voor Belangrijk. Taken kunnen één, beide of geen prioriteit hebben. Maar zijn dingen niet urgent en niet belangrijk, dan moet je ze schrappen (elimineren).
  3. Nu gaan we de waarde beoordelen. Kijk naar je ‘B’-taken. En identificeer de meest waardevolle voor je bedrijf. 
  4. De volgende stap is het inschatten van de tijd die nodig is om elke taak te voltooien. Daarom zet je ze in volgorde van de meeste inspanning naar de minste inspanning.
  5. Als laatste voeg de taken in de Eisenhower-matrix in. Je hebt nu een compleet overzicht van al je werktaken.

Ook kan het automatiseren van eenvoudige taken je enkele uren per week en vrije tijd besparen (en ruimte creëren voor andere dingen). Denk aan simpele dingen zoals werken met sjablonen in Word waarbij bepaalde gegevens automatisch voor je worden ingevuld, of een automatische follow-up mail na het downloaden van jouw geweldige e-book.

Tegenwoordig zijn er veel mogelijkheden om repeterende zaken makkelijker te maken door middel van automatiseren. En net zo makkelijk kan je voor taken die je liever niet meer zelf wilt uitvoeren, iemand inschakelen die ze voor je doet. Zo hou je meer tijd over voor jezelf.

  • Wil jij meer productief bezig zijn, in plaats van druk?

    Stel je eens voor dat je meer kan doen in minder tijd. Dat je meer focus hebt en de ruimte kan creëren om de dingen te doen die jij belangrijk vindt. Zonder dat je hoeft te korten op kwaliteit. Als dit als muziek in je oren klinkt, plan dan meteen een afspraak in mijn online agenda. En kijken we samen welke processen of taken je kunt automatiseren - of verbeteren. Waardoor je in een mum van tijd je productiviteit kan verdubbelen en efficiënter met je tijd omgaat.

Meer tijd maken door te minimaliseren

Het zal je in eerste instantie vast gek in de oren klinken… Maar minimalisme doet wonderen als time management techniek. Het ontwikkelen van een minimalistische levensstijl helpt bij het beheersen van keuzestress. Bovendien zorgt het voor meer tijd en energie voor al die belangrijke en impactvolle dingen die je doet.

Een voorbeeld: Door je garderobe te minimaliseren, kun je sneller outfits kiezen. In principe heb je slechts 12 basisstukken nodig die je eindeloos kan combineren. Wanneer je de Marie Kondo opruim-methode gebruikt voor je huis, hoef je ook niet steeds op te ruimen. En zelfs digitaal minimalisme creëert een gezondere en meer effectieve relatie met technologie. Want als je sneller vindt wat je zoekt, ben je uiteindelijk ook meer productief.

Haal meer uit je tijd door techniek slim in te zetten

Denk hierbij aan gebruik maken van Cloud-technologie (Dropbox, OneDrive). Waarmee je al je data op eenzelfde plek verzamelt. En overal ter wereld – ongeacht of het je telefoon is, tablet of laptop – aan je spullen kunt komen. 

Geen 20.000 Apps, maar slechts enkele die in perfecte harmonie samenwerken. Net als bijvoorbeeld een CRM-systeem (een systeem waarin je al je klant gegevens verzamelt op één locatie).

Maar ook het loslaten van social media kanalen die je niets opleveren. Je hoeft niet én Twitter én Instagram én Youtube én Pinterest én TikTok én LinkedIn te gebruiken. Wie heeft daar überhaupt de tijd voor? 🤷 Focus je op slechts 1-2 kanalen waar jouw droomklant zich dagelijks actief bevindt. Alle andere kanalen zijn pure tijdverspilling (of je moet dit zien als amusement voor jezelf).

In de kern gaat minimalisme over minder zorgen maken over wat er niet toe doet en meer investeren in wat wel doet.

Het gaat erom meer te doen met minder.

Plan je piekmomenten voor een hyperfocus

Als je veel denkwerk nodig hebt of creativiteit, plan je deze in op je piekmomenten. Piekmomenten zijn die momentjes dat je de meeste energie hebt. Waardoor je brein op volle toeren kan draaien zonder dat je er liters koffie bij moet gieten. Vaak wordt deze hyperfocus ook gezien als momenten waarop je in je “ultieme flow” zit. Want je productiviteitslevel is dan op zijn hoogst.

Voor mij is dat vaak in de ochtend op dinsdag en woensdag. Maar niet iedereen is een ochtendmens, dus het kan voor jou ook de maandag avond zijn bijvoorbeeld. Hou anders de komende maand eens bij wanneer jij het meest creatief bent in je agenda. Dat zijn voor jou de piekmomenten. Vervolgens ga je op die momenten het “denkwerk” inplannen.

Vrijdagnamiddag plan ik zelf het liefst zo weinig mogelijk breinwerk in. Op die manier kan ik ook echt ontspannen het weekend ingaan. In plaats van “oh nee dit moet nog af voor het weekend” waarmee je onnodig extra druk op jezelf legt…

Door slim om te gaan met je piekmomenten werk je meer efficiënt. En kan je ook meer productief bezig zijn.

People think focus means saying yes to the thing you've got to focus on. But that's not what it means at all. It means saying no to the hundred other good ideas that there are.

Steve Jobs

NEE zeggen is ook een optie

Investeren in de verkeerde aandelen kan zorgen dat je veel geld verliest. Op dezelfde manier verlies je veel tijd als je ja zegt tegen de verkeerde taken. Het verschil in dit voorbeeld is dat je altijd meer geld kunt verdienen, maar nooit meer tijd.

Daarom zeggen productieve mensen meer NEE dan dat ze JA tegen iets zeggen. 

Steve Jobs gebruikte deze time management techniek voor vele jaren (zie quote hierboven). Want bij deze techniek ga je alleen verplichtingen aan, die daadwerkelijk aansluiten op jouw doelen, waarden en prioriteiten. Echter is er ook een maar bij. Omdat je niet tegen ALLES ja kan zeggen dat overeenkomt met je doelen.

Wanneer je overweegt ja te zeggen, stel jezelf dan eerst deze drie vragen:

Op die manier haal je meer uit je tijd en ga je meer efficiënt om met de tijd die je hebt.

Productief bezig zijn start met een planner

Wanneer ik met een klant bespreek hoe ze hun marketing effectiever in kunnen zetten, is de eerste vraag altijd: werk je al met een plan?

Want om gericht aan een doel te werken, heb je de juiste structuur nodig. Door in een planner je taken op te schrijven, ben je hier al bewust mee bezig. Zeker als je wilt werken volgens een bepaald bedrijfs- of marketingplan, is een goed overzicht super belangrijk.

Om die reden is een planner ook onmisbaar als time management tool.  Niet alleen is het een leidraad waarmee je dagelijks een stap kunt zetten richting je einddoel. Maar ook kan je het tegelijkertijd gebruiken als de stok achter de deur. 

Doordat je al je taken op één vaste plek bundelt geeft een planner je houvast en focus.  Of dat nu digitaal is of op een papieren planner. Hiermee kan je in een oogopslag zien welke taken je moet doen op welk moment. In plaats van dat je het op verschillende papiertjes, in je telefoon, agenda en op andere plekken heb verspreid.

Bovendien zet je – omdat je hier bewust over nadenkt – er alleen taken in die daadwerkelijk bijdragen om je doelen te halen. Zo zorg je dat je verspilling van tijd en energie (en eventueel middelen) tegengaat. En ben je meer productief.

Voordat je naar de winkel gaat of op reis maak je ook een lijstje van wat je nodig hebt. Dus waarom niet voor je bedrijf?

Work smarter not harder met deze slimme tools:

Ik heb deze slimme tools ontwikkelt met slechts 1 doel voor ogen: zodat jij als drukke ondernemer de dingen gedaan krijgt die je moet doen op een logische en efficiënte manier. 

Waardoor je dagelijks een stap zet voor groei van jouw geweldige bedrijf. Of dat nu meer zichtbaarheid is, het vergroten van het productiviteit of het aantrekken van jouw droomklant. 

Met als gevolg dat je meer tijd overhoudt in je dag en weer toekomt aan dat wat je het liefste doet. Net zoals ik.

Contentkalender in Excel met een ready to go contentplanning voor social media
Verhoog je productiviteit en hou meer overzicht met de social media planner in Excel
Spark it up contentplanner: effectieve contentplanning op papier voor meer focus en overzicht
Spark it up contentplanner: effectieve contentplanning op papier voor meer focus en overzicht

Sta iets eerder op om meer focus te krijgen

The early bird catches the worm zeggen ze in het buitenland. En dat is zeer zeker waar.

Door iets eerder aan je dag te beginnen kun je al taken van je lijstje afvinken. Voordat je tijdens normale kantooruren wordt overstelpt met e-mails, vergaderingen en telefoontjes. Daarom begin ik steevast al om 7 uur. Op die manier heb ik anderhalf uur voor mijzelf en om aan mijn bedrijf te werken.

Maar ook zorg ik er zo voor dat ik meer rust ervaar en de juiste focus heb wanneer ik écht aan de werkdag begin voor mijn klanten.

Vriendlief is daar nog iets rigoureuzer in. Door mee te doen met de denkwijze van The 5AM club. Michelle Obama, Oprah Winfrey, Tony Robbins, Steve Jobs zweren erbij! Hierbij gebruik je de tijd tussen 5 en 8 uur om aan jezelf te werken, te mediteren of sporten, een boek te lezen, een training te volgen of direct productief aan de slag te gaan. Zolang je maar doet wat goed voor jou voelt.

Dit artikel van Harpers bazaar legt het je haarfijn uit: Welkom bij The 5AM Club, prime time for goal achievers.

Meer weten over productiviteit en time management?

Aan de hand van praktische tips, weetjes & handleidingen in mijn mailings leer je hoe

De 5-minuten regel voor meer rust

Als ik deze time management tip als jong meisje bij mijn eerste baan had geweten, had mij dit zoooooooveel tijd bespaart.

Net als ik vroeger, zal jij waarschijnlijk ook de hele dag je mailbox open hebben staan. Waardoor je direct kan reageren op binnenkomende mails. Want, die zijn belangrijk. Je klant, samenwerkingspartners of eventuele teamleden hebben een antwoord nodig. Maar moet dat ook NU en op stel en sprong? 

Deze manier van werken ga je vanaf vandaag afleren. Doe het gewoon niet. Want het zorgt voor veel onnodige druk. Omdat je steeds moet switchen tussen taken en opnieuw focussen. Hieruit volgt dat je veel kostbare tijd verliest. Ook ervaar je een onrustig gevoel en extra stress. En laten we eerlijk zijn, veel van die mails kunnen best wel even wachten. Het is niet dat de wereld anders vergaat. 🤭

Daarom werk je vanaf nu alleen nog volgens een vaste regel: Alles wat je binnen vijf minuten kan doen, doe je direct. 

Hou meer focus vast en zorg voor rust met deze voorbeelden:

Denk aan een mail die je direct kunt beantwoorden. Een snelle actie op een vraag van een klant, geeft een win-win situatie voor beide. Bovendien kan de klant zo weer snel verder en jij kunt weer een actie van je to-do lijst vinken. Dit zorgt voor instant rust.

Tijdens een drukke werkdag, waarin ik veel mails ontvang is het niet te doen met al die notificatiemeldingen 📬 (you’ve got mail). Daarom open ik mijn mail slechts 3x per dag op een vast moment. Maar zorg wel dat ik alle mails binnen een werkdag beantwoord. 

Ook kan je er voor kiezen om je mailbox even te openen na een taak waar je klaar mee bent. Daarna plan je een korte pauze in om je brein te resetten. Zo zorg dat je vervolgens opnieuw structureel met meer focus verder kan gaan.

Ga slim multitasken (of doe het gewoon niet)

Grappig feitje: het menselijk brein is niet in staat om te multitasken.

Wanneer we onze aandacht over verschillende activiteiten verdelen, schakelen we snel heen en weer tussen deze activiteiten. Hierdoor denk je dat je goed bezig bent. Omdat je meerdere dingen tegelijk doet. Maar de waarheid is dat dit vaak leid tot inefficiëntie. Bovendien kost het onder de streep zelfs meer tijd dan wanneer je elke taak afzonderlijk doet. 

Om die reden heeft single-tasking over het algemeen de voorkeur.

Bij deze time management techniek – het single-tasking – dwing je jouw hersenen om zich op slechts één taak te focussen. Verdiep je in deze taak en geef het jouw volledige aandacht. Daarna ga je pas naar de volgende taak. Wanneer die volledig is afgerond.

Meer doen in minder tijd met je smartphone

Wanneer we iets op de automatische piloot doen, is de enige uitzondering waarbij multitasking een voordeel kan opleveren.

Namelijk activiteiten zoals afwassen of hardlopen op de loopband hebben niet je volledige aandacht nodig. Dit zijn van die fijne momenten dat je kunt profiteren van multitasking. Zo kan je zonder dat het je meer tijd kost, extra productieve uren aan je dag toevoegen. 

En dat kan heel simpel met je smartphone. Want digitale assistenten zoals Siri of Alexa helpen je om berichten te lezen en te beantwoorden, bestellingen te plaatsen en informatie op te zoeken. Terwijl je handen en ogen met andere dingen bezig zijn. Maar ook podcasts of audioboeken zijn een geweldige manier om een extra waarde toe te voegen aan ondergeschikte taken.

Werk in batches voor meer focus en productiviteit

Iedereen heeft elke dag een ton aan kleine microtaken. En de overgangsperiode tussen elke taak is juist dat wat je tijd opslurpt. Denk aan een telefoontje hier, een mailtje daar, of dat rapport moet ik nog schrijven, pling een WhatsApp van een klant. Ook moet je nog een post maken voor Insta, triing daar gaat de telefoon weer.

Als je nou eens de tijd die nodig is om steeds tussen taken te wisselen zou kunnen elimineren, dan ga je veel, heel veel meer tijd erbij krijgen.

Wanneer je vergelijkbare taken batchgewijs (allemaal achter elkaar) uitvoert die een vergelijkbare mentaliteit vereisen ga je meer efficiënt aan de slag. Want je kunt aan meerdere taken werken zonder dat je jouw workflow verliest. Met andere woorden, je hersenen zijn gefocust op één type taak tegelijk.

Batching verwijst naar een time management techniek die werkt door soortgelijke taken in één keer uit te voeren gedurende een bepaalde periode. Onze hersenen concentreren zich beter in intervallen van 25 – 90 minuten. En batching maakt daar dankbaar gebruik van. Doordat je taken samenpakt die vergelijkbare vaardigheden of denkrichtingen gebruiken.

Denk bijvoorbeeld aan vaste blokken in de week die je alleen aan bepaalde taken wijdt. Zo plan ik het schrijven van mijn verschillende mailings of blogs op een en dezelfde dag. Doordat ik in een flow blijf, is het makkelijker om de teksten te schrijven. En gaat het allemaal net iets soepeler. In plaats van het tussendoor te doen.

Leuk feitje: Ook is dit een van de favoriete time management technieken die Elon Musk gebruikt om strategisch te multitasken.

Enkele voorbeelden van productief time batchen zijn:

Om meer activiteiten te vinden die je kunt samenpakken, noteer je al jouw taken en de dingen die je moet doen voor een week (dag of maand kan ook). Daarna ga je kijken welke activiteiten je eventueel kunt groeperen. Vervolgens probeer je de batch een paar keer uit. En hierna herschik de taken indien nodig.

Een meer uitgebreide uitleg over hoe je dit het beste aanpakt kan je lezen in mijn blog: Time batching. Waardoor je zorgt voor meer focus en productiviteit tijdens je werk.
Haal meer uit je tijd en verhoog je productiviteit met deze 15 time management tips

Reken af met afleiding

Als je gefocust wilt werken ga je niet in een kantoortuin zitten. Net zoals het niet verstandig is om aan de keukentafel te werken, als je de kinderen thuis hebt. 

Wanneer je bijvoorbeeld een presentatie wilt voorbereiden, zorg je dat je weinig afleiding hebt. Ga op een rustige, opgeruimde plek zitten waar je niet gestoord wordt. Hierdoor zal je merken dat je niet alleen creatiever bent én meer doet. Maar ook je focus langer kan behouden.

Werk je vanuit thuis of heb je geen apart kantoor, investeer een klein bedrag in een noise cancelling koptelefoon. Hiermee block je alle ruis en afleidende geluiden van buiten uit. Tijdens de lockdowns heeft dit voor mijn partner en ik wonderen verricht..

Daarnaast maak je duidelijke afspraken met de mensen om je heen. Bijvoorbeeld als jij die koptelefoon ophebt (of een post-it in de hoek van je scherm hebt geplakt), dan wil je niet gestoord worden.

Dat je je mailprogramma moet sluiten en je telefoon op stille modus zet, hoef ik je niet meer te vertellen toch? 😉

Verander afleiding naar productief bezig zijn

Maar is de afleiding toch te groot of te verleidelijk? Probeer ze dan voor je te laten werken.

Door deze ondeugden om te zetten in nuttige activiteiten, wordt waarde uit deze tijdverspillers gehaald. Bijvoorbeeld:

Wanneer je geen focus kan houden en het allemaal even niet lukt

Als je steeds opnieuw wordt afgeleid, er niets uit je handen komt en je productiviteit op standje nul staat. Maak het jezelf dan niet zo moeilijk. 

Want je kunt niet altijd 100% productief zijn. Ook de meest productieve mensen op aarde zien dit in. Dus als het een keer een middagje niet gaat, dan is dat ook oké.

Om die reden geef ik de een van mijn meest effectieve time management tips: neem die dag een baaldag

Laat lekker de boel de boel, sla je laptop dicht en doe iets waar je weer energie van krijgt. bijvoorbeeld iets dat je super tof vindt en helemaal niets te maken heeft met je bedrijf. Of doe lekker niets. Dat is ook helemaal prima! 

Je moet doen wat voor jou op dat moment goed voelt.

BONUS: Effectief time management is niets anders dan oefenen

Ondanks dat er in dit blog 15 time management tips en technieken staan, hoef je ze niet allemaal te gebruiken om meer productief te worden. Daarom kies je de time management techniek die het beste aansluit bij jouw doelen en levensstijl. Vervolgens probeer je die voor minimaal 3 weken uit. Weliswaar kan het in het begin soms even wennen zijn. Maar oefening baart kunst. 

Ook zal de ene techniek je vast beter afgaan dan de andere om meer focus te krijgen. Onthoud dan dat aan het eind van de dag het doel is om meer plezier uit het leven en je werk te halen. Het helpt niet om productief te zijn als je er ongelukkig van wordt. Wanneer een bepaalde time management tip voor meer additionele stress zorgt, dan dat het wegneemt, probeer dan een andere.

Kortom is time management onder de knie krijgen een kwestie van vallen en opstaan. En een systeem ontwikkelen dat voor jou werkt. In plaats van andersom. 😉

Start vandaag met meer focus en verhoog je productiviteit

En natuurlijk kan je dit artikel nu wegklikken en weer verder gaan met je dagelijkse beslommeringen. Net zoals je altijd al deed. Toch wil ik je uitdagen om eens echt met time management aan de slag te gaan. Om te ervaren wat het met je doet. En wat het voor je kan betekenen: productief zijn in plaats van druk, meer focus en meer doen in minder tijd. Waardoor je juist meer tijd overhoudt om de dingen te doen die je echt wilt doen.

Zoals gezegd, start met een van de time management technieken voor minimaal 3 weken. En kijk daarna terug of je hiermee jouw productiviteit hebt kunnen verhogen. Daarna pas mag je van mij zeggen dat time management voor jou niet werkt om meer focus te krijgen.

Haal meer uit je tijd en laten we het samen doen

Natuurlijk kun je alles zelf gaan ondervinden en ontdekken. Maar misschien wil je dit liever samen aangaan. Met de bedoeling om erachter te komen waar precies de schoen wringt. Waardoor je jouw focus weer terug krijgt, meer uit je tijd kan halen en weer lekker productief aan de slag kan. In plaats van druk bezig zijn. 

Dan gaan we toch samen die uitdaging aan? Als coach leer ik je tijdens korte sparringsessies om je agenda, je to do lijst én je eigen gewoontes de baas te worden. Zodat je overbelasting voorkomt. En je meer tijd overhoudt voor de dingen die voor jou het allerbelangrijkste zijn.

Meer informatie over deze één-op-één sparringsessies kun je vinden via die mooie grote rode button.

15 Time management tips en technieken voor meer focus 15 Time management tips en technieken voor meer focus
15 Time management tips en technieken voor meer focus bespreekt deze onderwerpen:
Dit artikel is geschreven door:

Muriel Snijders

Hi! Ik heet Muriel Snijders en net als jij ben ik een ondernemer met een plan: zorgen dat jij de beste versie van jezelf wordt. Niet om jezelf op de borst te kloppen, maar om beter te maken wat al goed is én dit durven te benoemen. Want als je jezelf niet uitspreekt, word je ook niet uitgekozen. Door een brand te ontwikkelen dat authentiek en uniek is, waar je trots op kunt zijn en dat perfect bij je past maak ik dit duidelijk. Hiermee wil ik de klanten van mijn klanten bereiken, in hoofd, hart en ziel. Om zo ondernemer voor ondernemer de wereld mooier en gelukkiger te maken. Daar word ik namelijk gelukkig van. En jij natuurlijk ook!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Personal branding geeft jouw authenticiteit weer, wie jij als ondernemer bent

Ken jij de Focus Academie al?

Speciaal voor de DIY ondernemer die zelf aan de slag wil. Door middel van coaching, workshops en slimme tools ontdek je hoe je focus kan aanbrengen in je Merk en Marketing. Waardoor je een solide basis krijgt, zodat je gerichter kan mikken en aantrekkelijk wordt voor de allerbeste klanten.

486 Shares
Pin2
Share484
Share
WhatsApp
Tweet