Image
Top
Navigatie
Blog update op 26-08-2019 Leestijd: 8 minuten

Weg met stress – 10 tips om slimmer te werken

Pas mijn time-management tips toe en geef jezelf de ruimte om in balans te komen.

Weg met stress – 10 tips om slimmer te werken

Werkstress is beroepsziekte nummer één in Nederland. 14% van werkend Nederland per jaar krijgt een burn-out. Het beste kun je dus stress vermijden. Maar dat is makkelijk gezegd dan gedaan…

Bron: Volksgezondheid en zorg

Stress kan een goede motivator zijn, omdat het je scherp houdt. Maar vaak komt het nét even niet uit. Alles komt tegelijkertijd op je af en je ziet ineens door de bomen het bos niet meer. Zeker als ondernemer zijnde ben je voortdurend bezig. Als je constant onder druk staat kan dit een behoorlijke weerslag hebben op jou als persoon, je gezin, je onderneming, … De balans raakt zoek. En een burn-out als ondernemer of gezinslid kun jij je écht niet permitteren.

Ook ik heb een burn-out gehad een aantal jaren terug. Want ik ben nu eenmaal een harde werker. Altijd al geweest en ik doe het met liefde. In die periode van mijn leven had ik veel te veel ballen in de lucht. “Dat gaat prima hoor, dacht ik nog.” En dan gaat het uiteindelijk toch mis.

Het was niet altijd even gemakkelijk, dat geef ik grif toe. Ondanks dat ben ik blij dat ik het proces het moeten doormaken, want ik heb er enorm veel van geleerd. Doordat ik tijdens mijn burn-out heb kunnen uitzoeken wie ik écht ben, wat ík wil en hoe ik dat kan bereiken, ben ik enorm sterk geworden en kies ik alleen nog de weg die bij mij past.

Diezelfde lessen pas ik elke dag toe en heb daar veel baat bij. Ik weet mijn grenzen te liggen, er is balans in mijn leven, geniet en kan de hele wereld aan! Vandaar dat ik deze lessen graag met jou wil delen. Zodat ook jij dezelfde rust en balans kunt terugvinden als ondernemer zijnde.

Stress verminderen kan iedereen

Als je hoofd boordevol zit met zorgen, gedachten en allerlei ideeën dan lijkt het onmogelijk om te ontspannen. Je voelt je gespannen, er hangt een zwaar gevoel in je buik en hebt een gebrek aan eetlust of energie. Je lijkt het maar niet van je af te kunnen schudden.

Tijd om er wat aan te doen!

Stress verminderen is heus niet zo moeilijk, het vereist alleen een beetje discipline. Pas mijn onderstaande tips toe en geef jezelf ook de ruimte om terug in balans te komen. Voor je het weet kun je de hele wereld weer aan!

1. Maak de beslissing op de juiste tijd

Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt.

Zet bijvoorbeeld een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg.

En spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dit de hele dag door te doen. Zo heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.

2. Rond dingen volledig af

Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.

Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. Spreek daarom met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Koop een kookwekker en zet hem op je bureau. Of gebruik je smartphone. 😉

Voorbeeld: ga twintig minuten e-mail verwerken en ga erna iets anders doen.
Zo voorkom je dat je de hele dag in dat ene rapport blijft hangen, of alleen maar e-mails aan het versturen bent.

3. Leer jezelf een routine aan

Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na. Dat scheelt energie! Zo moeten alledaagse taken ook worden en hou je energie over voor het échte denkwerk.

Leg spullen altijd op een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt en leer jezelf met sneltoetsen werken.

Vooral handig voor de dames: kies je kleren de avond van te voren al uit en leg alles klaar. Dat scheelt je al snel 15 minuten (of meer) in de ochtend.

Voor de sjablonen kun je nagaan welk soort projecten jij regelmatig doet. Wat zijn de terugkerende activiteiten die je doet? Gebruik je vaak dezelfde stukken tekst, afbeeldingen of dergelijke? Zet ze in een checklist als leidraad. Zo breng je structuur in al je projecten en bespaar je tijd.

Een routine die mij goed helpt is om een half uur eerder op te staan, dan ik daadwerkelijk hoef op te staan. Ik maak een lekker bakkie of thee en loop de tuin in, hoor de vogeltjes fluiten, voel de ochtend zonnestralen en geniet van mijn eigen zen-momentje. Zo start ik fris en ontspannen de dag.

Kies je kleren de avond van te voren al uit en leg alles klaar.
4. Zet niet alles in je agenda

Ik heb dat ook altijd gedaan. Liefst alles er in, zakelijk en privé door elkaar. Het werd zó onoverzichtelijk, dat ik er uiteindelijk niets meer aan had. Zet daarom alleen datum-en tijdgebonden zaken in je agenda.

Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden.

Taken kun je beter niet in je agenda zetten, maar op een aparte takenlijst.

De ”things to do today” notitieblok van Atlanta vind ik zelf erg handig hierbij. Omdat je elke taak direct kunt wegstrepen. Uit de notitieblok, uit het hoofd zeg maar!

5. Plan wekelijks onderhoud

Organiseren hoort ook bij je werk. Daarom is het een goed idee om wekelijks onderhoud in te plannen.

Neem elke week een uur de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen.

Denk ook na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat gaat aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.

Wekelijks de boekhouding bijhouden (elke vrijdag namiddag bijvoorbeeld), is eenvoudiger dan alles bij elkaar zoeken aan het einde van de maand. Maar dat geldt ook voor het huishouden. Als je elke weekdag bepaalde kleine dingen doet, gaat het sneller en blijft het makkelijk/langer schoon.

6. Hou rekening met ad-hoc werk

Als je weet dat je elke week twintig uur bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda veertig uur vol. Dit zorgt direct voor stress zodra je jouw volle agenda bekijkt en je moet nóg een afspraak inplannen.

Als je ondanks alle drukte tijd nodig hebt voor je eigen taken, spreek dan met je collega’s of klanten momenten af dat je niet aanspreekbaar bent.

Een uur je telefoon en je e-mail uitzetten kan wonderen doen voor je concentratie!

7. You have only one job to-do-list

Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland. Oh en vergeet de notities niet die je op je telefoon hebt staan.

Hoe weet je wat nú echt belangrijk is?

Houd één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je altijd precies waar je aan toe bent. Zet er een datum bij als er een bepaalde deadline aan vast hangt.

Neem niet teveel hooi op je vork. Pas de grootte van de hooibaal aan op de grootte van je vork.

8. Denk in acties

Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op je lijst zet. Welke actie moet je doen om die taak uit te kunnen voeren?

Als je bijvoorbeeld Peter moet bellen, vraag je ook even af of je niet eerst zijn nummer op moet zoeken. Zo ja, dan is dat je eerstvolgende actie.

Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaag je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken. Als je een tweede taak moet doen om de eerste af te krijgen, is de tweede taak eigenlijk toch je eerste actie.

9. Maak afspraken over e-mail

Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Dat weet jij net zo goed als ik.

Spreek met je collega’s of klanten af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. En dat als jouw naam in de CC staat, jij niet per sé iets met die e-mail hoeft te doen.

Laten we wel duidelijk stellen dat urgent gelijk staat aan “het brandt” en niet aan “ach dat kan morgen ook nog wel”.

10. Je kunt niet alles onthouden

Dit was persoonlijk mijn grootste valkuil, zeker als je met veel verschillende projecten tegelijkertijd bezig bent. Maar gelukkig heb ik ervan geleerd!

Vaak is het zo dat je een taak niet kunt uitvoeren omdat je nog ergens op moet wachten. Onvolledige bestellingen, vragen aan klanten, afbeeldingen of onderdelen… als je dat allemaal moet onthouden, ben je zo het overzicht kwijt en ervaar je onnodige stress.

Leg daarom een kladblok op je bureau of zet het in een excelsheet en schrijf alles op waar je op wacht. Met een complete lijst weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet. Zet een kruis achter de taak in de “things –to-do”. Zolang dit kruisje niet weggestreept is, kun je hiermee niet verder. Door er initialen achter te plaatsen weet je wie de verantwoordelijkheid heeft.

Stel niet uit tot morgen, wat je heden door een ander kunt laten doen! 😉

Zelf maak ik al enkele jaren gebruik van het CRM-systeem Hubspot om dit per klant en project bij te houden.

Weg met stress met een takenlijst

Een goede planning is het halve werk

Bij het starten van elk project begin je met het definiëren van je doelen (targets), geef deze vervolgens een prioriteit, bepaal de tijd die je ervoor nodig hebt en eventueel wie er verantwoordelijk voor is.

Wees realistisch en trek liever wat meer tijd uit, dan dat je dingen te krap inschat. Hou ook rekening met eventueel onvoorziene omstandigheden; een pc kan kapot gaan, drukwerk te laat geleverd en een werknemer kan ziek worden.

Toets tijdens het verloop van het project steeds weer of je nog op schema ligt en misschien dat je hier en daar wat zult moeten bijsturen.

Werk je samen met meerdere personen of teams, zorg dan dat je op regelmatige tijden een overleg pleegt waarin de vorderingen worden besproken. Tijdens deze besprekingen loop je alles puntsgewijs af. Geen besprekingen om te bespreken, maar kort, krachtig en to-the-point (15 minuten maximaal).

Je zult zien dat het project sneller vordert met minder stress of andere onnodige beslommeringen. Na het afronden van het geheel kun je deze ervaring gebruiken bij een volgend project. Je kunt bespreken wat er goed ging en waar er verbetering nodig is.

Optimaliseer processen

Plan-Do-Check-Act (ofwel PDCA) is een handige manier die ik redelijk vaak gebruik bij mijn klanten om bepaalde processen te optimaliseren. Ik zoek samen naar naar verschillende manieren om dingen te verbeteren waar ze de meeste profijt van hebben op korte termijn. IT-specialisten, managers en consultants gebruiken het al jaren en het werkt!

Met dit principe wordt aangegeven dat voor het bereiken van een hogere kwaliteit (hier het vermijden van stress), een continue cyclus op gang moet worden gebracht van:

  1. het plannen van acties,
  2. ten uitvoer brengen van geplande acties,
  3. checken of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals gedacht,
  4. en het bijsturen van de uitvoering (c.q. plannen) naar aanleiding van de resultaten.
De Ming kwaliteitscirkel - Plan-Do-Check-Act

Kleine stappen, veel resultaat

De bovenstaande tips zullen je misschien wel bekend voorkomen, want ze worden vaak toegepast bij de grotere bedrijven. Maar een goed time management is niet alleen voor grote bedrijven.

Je hoeft namelijk geen groot bedrijf te hebben om deze tips toe te passen. Dit kan ook best als je een ZZP-er bent, een kleine MKB-er en zelfs als drukbezette huismoeder/huisvader die alles tegelijkertijd moet regelen.

Iets dat je niet moet vergeten is dat elke stap er een is. Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Deel alles op in kleine hapklare brokken en voor je het weet is de hele koek op.

Heb je toch nog wat hulp nodig, dan help ik je graag. Ik kan bepaalde taken voor je overnemen en zo kun jij de focus houden op waar jij goed in bent. Of het nu gaat om mailings, bloggen, je website updaten of het onderhouden van je social media kanalen. Laten we samen dat oppakken wat we het liefste doen! 😉

Delen is lief

© Copyright 2019 ill graff design | Privacy | Disclaimer | Algemene Voorwaarden | Sitemap | Mijn account | Winkelmand